คู่มือการใช้งาน ERP บัญชี

เมนู ขาย → ใบเสนอราคา กดปุ่ม + สร้าง เลือกลูกค้า เพิ่มรายการสินค้า/บริการ กำหนดส่วนลด โหมด VAT (แยกนอก/รวมใน/ไม่มี) และวันยืนราคา

• แปลงเป็นใบแจ้งหนี้ ได้ในคลิกเดียว — ระบบคัดลอกรายการและอ้างอิงเลขใบเสนอราคาให้
• พิมพ์ PDF หัวเอกสารสวยงามภาษาไทย หรือส่งอีเมลให้ลูกค้าพร้อมไฟล์แนบจากในระบบ

หัวใจของงานขาย — สร้างเอกสารเป็น ฉบับร่าง ก่อน ตรวจแล้วกด ออกเอกสาร ระบบจะ:

• ลงบัญชีอัตโนมัติ (Dr ลูกหนี้ / Cr รายได้ + ภาษีขาย) และบันทึกต้นทุนขายพร้อมตัดสต๊อกสินค้า
• รองรับ VAT แยกนอก/รวมใน/ไม่มี VAT และแจ้งหัก ณ ที่จ่ายบนเอกสาร
• บัญชีรับชำระต่อใบ: เลือกได้ว่าใบนี้ให้ลูกค้าโอนเข้าบัญชีธนาคารไหน (ค่าเริ่มต้น = บัญชีหลัก) PDF/QR แสดงบัญชีนั้น + เตือนเมื่อชื่อบัญชีไม่ตรงชื่อบริษัท
• รับชำระ: จ่ายเต็มหรือบางส่วน เลือกวิธี เงินสด/โอน/เช็ค ระบบ default บัญชีตามที่ระบุบนใบ พร้อมยอดภาษีถูกหัก ณ ที่จ่าย — ออกใบเสร็จ (RC) และลงบัญชีให้ครบ
• ถอยการชำระ (ยกเลิกรับชำระล่าสุด): ปุ่ม ↩ กลับรายการบัญชีของงวดชำระนั้นเป๊ะ (รวม VAT บริการที่โอนตอนรับเงิน) ถอนใบเสร็จ + คืนสถานะใบเป็นค้างรับ ใช้กรณีบันทึกผิดหรือเงินไม่ได้เข้าจริง
• ยกเลิกเอกสาร ได้เมื่อยังไม่มีการชำระ — กลับรายการบัญชีและคืนสต๊อกอัตโนมัติ (มีลายน้ำ "ยกเลิก" บน PDF)
• PDF มี QR PromptPay ให้ลูกค้าสแกนจ่าย (ตั้งค่าเลข PromptPay ที่หน้าตั้งค่า) และส่งอีเมลแบบ e-Tax Invoice by Email ได้

• ใบลดหนี้ (CN) — ใช้เมื่อคืนสินค้า/ลดราคาหลังออกใบกำกับ อ้างอิงเลขใบกำกับเดิม ระบบกลับรายการรายได้และภาษีขายให้ และยอดลูกหนี้ในรายงาน AR ถูกหักอัตโนมัติ
• ใบเพิ่มหนี้ (DN) — ใช้เมื่อเก็บเงินเพิ่มจากใบกำกับเดิม ลงบัญชีทิศทางเดียวกับการขาย และรับชำระได้เหมือนใบแจ้งหนี้

ระบบกันยกเลิกใบกำกับที่มีใบลดหนี้ค้างอยู่ เพื่อไม่ให้ตัวเลขภาษีขายเพี้ยน

แยกคนทำเอกสารออกจากคนอนุมัติ — เหมาะกับทีมที่มีพนักงานขายร่างเอกสาร แล้วให้เจ้าของ/นักบัญชีอนุมัติก่อนลงบัญชีจริง ใช้ได้กับเอกสารขายทุกประเภท

• พนักงาน (STAFF) ร่างเอกสารแล้วกด "ส่งอนุมัติ" — เอกสารเปลี่ยนเป็นสถานะ รออนุมัติ แก้ไขไม่ได้จนกว่าจะถูกตีกลับ และพนักงานเห็นเฉพาะเอกสารของตัวเอง
• เจ้าของ/นักบัญชี เห็นปุ่ม อนุมัติ (= ออกเอกสาร ลงบัญชี) หรือ ตีกลับ พร้อมพิมพ์เหตุผลให้คนส่งไปแก้
• แจ้งเตือนผ่านกระดิ่งสองทาง: ส่งอนุมัติ → เด้งหาผู้อนุมัติ · อนุมัติ/ตีกลับ → เด้งกลับหาคนส่ง (มี push ถึงมือถือด้วย) และ Dashboard นับ "เอกสารรออนุมัติ"
• ทุกการกระทำบันทึกลงประวัติกิจกรรม (ใคร ส่ง/อนุมัติ/ตีกลับ ใบไหน พร้อมเหตุผล)

ปุ่มอนุมัติ/ตีกลับอยู่ในรายการใบแจ้งหนี้ (คอลัมน์การกระทำ) — ในภาพคือ 2 ใบบนสุดที่ขึ้น badge "รออนุมัติ"

บันทึกใบกำกับซื้อจากผู้ขาย (อ้างเลขที่เอกสารของผู้ขายได้) — เลือกได้ 2 แบบ:

• ซื้อสินค้า: ใส่รายการสินค้า+จำนวน+ต้นทุน ระบบรับสต๊อกเข้าและคำนวณต้นทุนถัวเฉลี่ยเคลื่อนที่ให้ทันที
• ซื้อบริการ: เลือกประเภทเงินได้เพื่อหัก ณ ที่จ่าย (บริการ 3% เช่า 5% ขนส่ง 1% โฆษณา 2% วิชาชีพ 3%)
• จ่ายชำระ: จ่ายเต็ม/บางส่วน ระบุบัญชีธนาคารที่จ่าย — ระบบคำนวณหัก ณ ที่จ่ายจากฐานก่อน VAT ออกใบสำคัญจ่าย (PV) และหนังสือรับรองหักภาษี (WHT) ให้อัตโนมัติ
• ถอยการจ่ายล่าสุด: ปุ่ม ↩ กลับรายการจ่ายของงวดนั้น ถอนใบสำคัญจ่าย (PV) + หนังสือรับรองหักภาษี คืนใบเป็นค้างจ่าย
• ยกเลิกได้เมื่อยังไม่จ่าย — กลับรายการบัญชีและถอนสต๊อกที่รับเข้า (ถ้ายังไม่ถูกขายออกไป)

• ลงทะเบียนทรัพย์สิน (รหัส FA อัตโนมัติ) ระบุราคาทุน มูลค่าซาก อายุการใช้งาน — เลือกลงบัญชีตอนซื้อได้ในตัว
• จัดหมวดทรัพย์สิน (AC-001…) เพื่อกำหนดอายุการใช้งานมาตรฐานของแต่ละหมวด
• คิดค่าเสื่อมแบบเส้นตรงรายเดือน — กดประมวลผลเดือนที่ต้องการ ระบบลง Dr ค่าเสื่อมราคา / Cr ค่าเสื่อมสะสม ให้ทุกชิ้น
• ตัดจำหน่ายเมื่อขาย/เลิกใช้ และพิมพ์ป้ายติดทรัพย์สิน barcode + QR แบบ A4 ได้
• แนบเอกสารกับทรัพย์สิน (ใบกำกับซื้อ / ใบรับประกัน / รูปถ่าย) ดูแนบ/ลบได้ทั้งบนเว็บและมือถือ — มือถือยังสแกน QR ป้ายเพื่อเปิดทรัพย์สินได้ทันที

เลือกเดือน แล้วเห็นรายงานภาษีขาย + ภาษีซื้อแยกรายใบกำกับ พร้อมดาวน์โหลด PDF/Excel — เป็นกระดาษทำการไว้ตรวจก่อนยื่น

• ยอดตามจุดความรับผิด (ที่ใช้ยื่นจริง): แถบสรุปด้านบนคำนวณจากสมุดบัญชี — สินค้าคิด VAT วันออกใบกำกับ, บริการคิดวันรับ/จ่ายเงิน ยอดนี้ตรงกับ GL และแบบ ภ.พ.30 เสมอ (อาจต่างจากยอด "ตามใบกำกับ" ถ้ามีค่าบริการที่ยังไม่ได้รับเงิน)
• สถานะการยื่น: บอกว่างวดนี้ยื่นแล้วหรือยัง — ถ้ายังมีปุ่ม "ไปยื่นแบบ" ลิงก์ตรงไปหน้ายื่นภาษี

ยื่นแบบภาษีต่อกรมสรรพากรจากข้อมูลในระบบโดยตรง — ครบวงจรตั้งแต่ยื่น ลงบัญชี ไปจนถึงจ่ายเงินและแนบใบเสร็จ

• มอบอำนาจตัวแทน (ครั้งแรก): เจ้าของกิจการยอมรับเงื่อนไขให้ระบบเป็นตัวแทนจัดทำและนำส่งแบบ ก่อนเริ่มใช้งาน
• ยื่น 3 แบบ: ภ.พ.30 (VAT รายเดือน), ภ.ง.ด.3 (หัก ณ ที่จ่าย บุคคลธรรมดา), ภ.ง.ด.53 (นิติบุคคล) — สร้างจากข้อมูลจริง กดยื่นได้เลขอ้างอิง + เลขที่รับแบบ
• ลงบัญชีปิดยอด VAT อัตโนมัติเมื่อยื่น ภ.พ.30 ผ่าน (Dr ภาษีขาย / Cr ภาษีซื้อ / Cr ภาษีค้างจ่าย) — งบแสดงหนี้ภาษีที่ต้องจ่ายจริง
• บันทึกจ่ายภาษี + QR: แสดง QR Bill Payment ของกรมฯ ให้สแกนจ่ายผ่านแอปธนาคาร แล้วกดบันทึก → ลงบัญชี Dr ภาษีค้างจ่าย / Cr ธนาคาร มีช่องเบี้ยปรับ/เงินเพิ่ม (แยกบัญชีรายจ่ายต้องห้ามให้อัตโนมัติ) พร้อมกล่องยอดโอนจริง
• แก้ผิดได้ด้วยการยื่นเพิ่มเติม: ถ้าแก้เอกสารในงวดที่ยื่นแล้ว ระบบเตือนให้ยืนยัน แล้วมาร์กแบบเดิมว่า "ข้อมูลเปลี่ยน" → กด "ยื่นเพิ่มเติม (ฉบับที่ 2)" ระบบลงบัญชีเฉพาะส่วนต่าง
• แนบใบเสร็จกรมฯต่อรายการยื่น (ปุ่ม 📎 ในตารางประวัติ)

เทียบรายการเดินบัญชีธนาคารกับสมุดบัญชี (GL) รายเดือน แยกตามบัญชีธนาคาร:

• เลือกบัญชีธนาคารและเดือนที่ต้องการ แล้วกดนำเข้า statement — วางข้อมูลจากไฟล์ธนาคาร (วันที่, รายละเอียด, จำนวนเงิน คั่นด้วยจุลภาคหรือ Tab)
• ระบบจับคู่อัตโนมัติเมื่อยอดตรงกันภายใน ±3 วัน ที่เหลือกด "จับคู่" แล้วเลือกรายการฝั่ง GL เอง
• การ์ดสรุปโชว์ยอดตาม statement / ยอดตามบัญชี / ผลต่าง — เขียวเมื่อกระทบครบ

รวมทุกรายงานไว้ที่เดียว — เลือกช่วงเวลา ดูบนจอ หรือดาวน์โหลด PDF / Excel และส่งอีเมลรายงานได้จากปุ่มในแต่ละรายงาน:

• งบทดลอง (Trial Balance)
• บัญชีแยกประเภท (General Ledger)
• งบกำไรขาดทุน
• งบแสดงฐานะการเงิน
• รายงานภาษีขาย / ภาษีซื้อ (ภ.พ.30)
• ลูกหนี้ / เจ้าหนี้ ค้างชำระ
• สรุปยอดขาย-ซื้อรายเดือน
• ไฟล์ประกอบยื่น ภ.ง.ด.3/53

• ข้อมูลบริษัท: ชื่อ เลขภาษี ที่อยู่ (แสดงบนหัวเอกสารทุกใบ) เลข PromptPay สำหรับ QR บนใบแจ้งหนี้ และเปิดใช้ e-Tax Invoice by Email
• ทีมงาน: เชิญสมาชิกทางอีเมล กำหนดสิทธิ์ เจ้าของ/นักบัญชี/พนักงาน — พนักงานดูข้อมูลได้แต่ลงรายการบัญชีสำคัญไม่ได้
• บทบาทกำหนดเอง: สร้าง role ของบริษัทเอง เลือกเมนูที่มองเห็นเป็นรายหมวด (ขาย/ซื้อ/บัญชี/…) เหมาะกับพนักงานขายที่ให้เห็นเฉพาะเมนูขาย
• โปรไฟล์ผู้ใช้: แก้ชื่อ เปลี่ยนรหัสผ่าน ได้จากเมนูมุมขวาบน